• Funktionen erleichtern die Bedienung komplexer Dokumente
  • Funktionen machen Word Vorlagen vielfältiger und flexibler
  • Formularfunktionen helfen bei der Datenerhebung
  • Funktionen helfen beim Zusammenspiel aller Office Programme

Funktionen machen Word Vorlagen vielfältiger und flexibler

Die Elemente in Word Vorlagen stellen sicher, dass das Erscheinungsbild der Vorlage dem Corporate Design entspricht und gestalterische Vorgaben eingehalten werden. Die Funktionen der Word Vorlage sorgen hingegen dafür, dass die Bedienung weiter erleichtert wird und die Vorlagen in Ihrem Unternehmen vielfältiger eingesetzt werden können. Wichtige Funktionen in Word sind der Dokumentenschutz, die Steuerelemente, die Serienbrieffunktion und die Formularfunktion.


Funktionen helfen beim Zusammenspiel aller Office Programme

Das Zusammenspiel der verschiedenen Programme des Office Pakets wird über Funktionen gesteuert. So ist die Verwendung von Adressdaten aus Outlook oder Access für den Serienbrief ebenso möglich, wie die Einbindung von Grafiken und Tabellen aus Excel. Auch das Speichern von Einträgen in Formularfelder wird durch eine Funktion gesteuert. Die Funktion des Dokumentenschutzes sorgt wiederum dafür, dass gewisse Bereiche in Formularen durch den unbefugten Zugriff geschützt sind.


Das volle Potenzial ausschöpfen

Wie an den Beispielen zu sehen, können Funktionen in Word Vorlagen einiges leisten. Es lohnt sich also immer, vor der Erstellung der Vorlagen intensiv über die spätere Verwendung der Dateien nachzudenken. So kann das volle Potenzial durch diverse Funktionen ausgeschöpft werden. Die Word Vorlagen werden zu effektiven Helfern im Büro, die viele Abläufe vereinfachen und so neue Ressourcen schaffen können.


Was können wir für Sie tun?

Schon während der vorbereitenden Briefinggespräche sprechen wir intensiv über die Möglichkeiten Ihrer neuen Word Vorlagen. Gemeinsam treffen wir die Auswahl der für Sie wichtigen Funktionen, die in die Vorlagen integriert werden sollten. Dadurch unterstützen die neuen Vorlagen Ihre Arbeitsweise, die internen Abläufe werden effektiver.

Unsere Office-Experten beraten Sie gern: +49 (0)421 365 115 0


Beispiele für Funktionen in Word Vorlage

Dokumentenschutz

Der Dokumentenschutz in Word hilft dem Anwender, ein Dokument vor ungewollten Veränderungen und unbedachten Flüchtigkeitsfehlern zu bewahren. Dabei schränkt er die Arten von Änderungen ein, die Bearbeiter und Nutzer an den Word Vorlagen nicht vornehmen sollen. Der Dokumentenschutz wird zum Beispiel bei Formularen eingesetzt, in denen nur die beschreibbaren Felder zugänglich sind.

Außerdem lassen sich durch den Dokumentenschutz die Word Vorlagen vor Überarbeitungen schützen. So definiert der Dokumentenschutz beispielsweise, welche Formatvorlagen verwendet werden dürfen. Eine weitere Textbearbeitung ist durch den Nutzer nicht möglich. Der Dokumentenschutz gibt Ihnen die Kontrolle über den Grad der Veränderung, welche der Nutzer an jeweiliger Word Vorlage vornehmen kann.

Formulare

Mit einem Word Formular kann man auf einfache Weise Informationen sammeln und Daten erheben. Formulare enthalten geschützte Texte, die der Benutzer nicht ändern kann, Außerdem gibt es im Formular leere Formularfelder, in denen die Benutzer Antworten oder Werte eingeben können. Um ein Formular zu erstellen werden die leeren Bereiche im Word Dokument mit einem Formularfeld verknüpft. Word kennt viele verschiedene Arten von Formularfeldern: Textfelder, Datumsfelder, Uhrzeitfelder, Formularfelder und Kontrollkästchen.

Steuerelemente

Ein Steuerelement ist eine Funktion in Word Vorlagen, um Informationen anzuzeigen oder Benutzereingaben aufzunehmen. Sie kommen vornehmlich in Formularen zum Einsatz sorgen für einen flexibleren Einsatz. Typische Steuerelemente sind Text- und Listenfelder, Kontrollkästchen und Schaltflächen.

Grundsätzlich kann auch das Aussehen eines Steuerelements angepasst werden. Dazu gehört die Schriftart, Farbe und Textausrichtung im Steuerelement, die eingetragenen Standardwerte und der Datentyp des Steuerelements. Zudem kann auch das Verhalten von Steuerelementen angepasst werden, um Informationen zu filtern oder auf Regeln zu reagieren.

Serienbrief

Bei der Seriendruck- oder auch Serienbrief-Funktion werden mittels einer Word Datei mit einem festen Brieftext und einer externen Datenquelle, in der die Adressen gespeichert sind, automatisch Serienbriefe erstellt und für die Ausgabe optimiert.

Mit Word Vorlagen sind aber auch noch anspruchsvollere Lösungen beim Serienbrief möglich. Beispielsweise ist es möglich, bestimmte Empfänger durch die Vorgabe von verschiedenen Kriterien auszuwählen oder den Brieftext während des Seriendrucks zu modifizieren.

Einbindung von Excel

Um mit Word Vorlagen auch komplexere Berechnungen durchzuführen oder Formeln einzubinden kann die Kombination mit Microsoft Excel sinnvoll sein. Es gibt grundsätzlich zwei Arten, eine Excel Tabelle in Word einzubinden: verknüpfen oder einbetten.

Verknüpfte und eingebettete Objekte unterscheiden sich in erster Linie durch den Ort, an dem die Daten gespeichert werden - und der Art der Aktualisierung nach dem Einbinden der Excel Quelle in die Word Vorlage. Sie fügen also entweder eine direkte Verknüpfung mit der Excel Tabelle oder eine Kopie der Quelle in Ihr Word Dokument ein.


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