Arbeitsablauf Erstellung Word Vorlage - Office Vorlagen Agentur

In 10 Schritten zu Ihrer perfekten Word Vorlage
Das richtige und vollständige Datenmaterial
Alle Informationen, die wir benötigen
Hinweise und Tipps zum reibungslosen Ablauf

In 10 Schritten zu Ihrer Word Vorlage

In unserer langjährigen Praxis haben sich die folgenden Schritte für einen erfolgreichen Projektverlauf als äußerst effektiv erwiesen. Zwar stellt sich jeder Schritt von Kunden zu Kunde inhaltlich individuell dar, aber die Reihenfolge ist doch immer gleich.

1. Kontaktaufnahme

Sie melden sich bei uns, per Mail oder telefonisch. Wir klären gemeinsam mit Ihnen die dringendsten Fragen. Wir beschreiben Ihnen unseren Arbeitsablauf und überzeugen Sie von unserer professionellen Arbeitsweise. Dadurch bekommen Sie ein gutes Gefühl darüber, ob wir zueinander passen. Das ganze natürlich unverbindlich.

2. Musterdokumente

Wenn wir den nächsten Schritt gemeinsam machen wollen, schicken Sie uns einige Musterdokumente zur Ansicht. Diese werten wir intensiv aus und lernen Sie auf diese Weise gleich schon etwas besser kennen. Hier ergeben sich für uns meistens schon erste Fragestellungen. Auch dieser Schritt bleibt unverbindlich.

3. Briefinggespräch

Das ausführliche Briefinggespräch ist das zentrale Element auf dem Weg zu Ihrer perfekten Word Vorlage. Im Verlauf klären wir gemeinsam alle bestehenden Fragen. Wir besprechen genau, was wie – und vor allem wann – umgesetzt werden soll. Wir zeigen Ihnen Möglichkeiten auf und beraten Sie bei der Auswahl verschiedener Optionen. Das Ergebnis wird von und dokumentiert und dient als Basis für unser verbindliches – und immer individuelles – Angebot. Auch dieser Schritt bleibt kostenlos.

4. Angebot

Auf der Basis des Briefinggesprächs erstellen wir Ihnen ein verbindliches Angebot. Unsere Angebote sind sehr ausführlich. Jeder Posten ist detailliert beschrieben, so dass Sie jederzeit nachvollziehen können, was sich dahinter verbirgt. Die möglichen Optionen sind gekennzeichnet - sie erhalten nur das, was Sie wirklich benötigen. In einem abschließenden Gespräch erläutern Ihnen unsere Projektleiter gerne jeden einzelnen Posten. Wir möchten, dass Sie komplett klarsehen. Das Angebot erhalten Sie von uns ebenfalls noch kostenlos.

5. Freigabe der Kosten

Wenn der Umfang und die Kosten passen, geben Sie uns das Angebot mit Ihrer Unterschrift frei. Die Arbeit an Ihren neuen Word Vorlagen kann los gehen...

6. Datenmaterial

Sie senden uns das nötige Datenmaterial. Das sind zu allererst Informationen über Ihr Corporate Design: Logos, Schriften, Farbinformationen, häufig verwendete Grafiken und Signets, weitere typische Werbemittel etc. Wir sichten das Material und kontrollieren es auf Vollständigkeit. Sollte noch etwas fehlen, melden wir uns umgehend bei Ihnen.

7. a) Layout und Gestaltung

Je nach Umfang des Angebots kann auch die Gestaltung Teil des Auftrags sein. Ob wir verschiedene Word Vorlagen für Sie gestalten, einzelne Seiten oder eine allgemeine Anpassung der Gestaltung an Ihr Corporate Design vornehmen – Sie erhalten unsere Entwürfe zur Abstimmung als PDF-Datei. Erst wenn Sie zufrieden sind werden die Vorlagen umgesetzt.

7. Umsetzung

Auf der Basis des Angebots und des abgestimmten Layouts – ob von Ihnen gestellt oder von uns gestaltet – beginnen wir mit der Umsetzung. Je nach Umfang kann es sich um Teilschritte des Gesamtumfangs handeln. In der Regel erhalten Sie aber die komplette Word Vorlage zur Ansicht und zum intensiven Test.

8. Testphase

Die Testphase ist ein wesentliches Element auf dem Weg zu Ihrer Word Vorlage. Hier testen Sie in Ihrem Unternehmen die Vorlage eingehend. Idealerweise bekommen bei Ihnen auch die Personen Zugriff auf die Testversion, die sehr intensiv mit der neuen Vorlage arbeiten werden. Daraus ergeben sich mitunter tolle Anregungen, welche die Effektivität der Vorlage noch im Detail verbessern. Sie sammeln die Anregungen und Korrekturwünsche und stellen sie uns gesammelt zur Verfügung.

9. Korrekturphase

Eventuelle Änderungen, die sich nach Sichtung und Test der Word Vorlage bei Ihnen ergeben haben, werden besprochen und von uns umgesetzt. Sie erhalten danach die finale Version zum erneuten, intensiven Test. Je nachdem, wie viele Korrektursteps vereinbart wurden, kann es weitere Korrekturen geben. Unserer Erfahrung nach führt eine gut genutzte Testphase allerdings schnell zum finalen Ergebnis.

10. Freigabe / Übersendung der fertigen Vorlage

Wenn Sie die Vorlage auf Herz und Nieren getestet haben und alles zu Ihrer vollen Zufriedenheit verlaufen ist, geben Sie die Vorlage frei. Sie erhalten dann von uns die fertige Word Vorlage in der von Ihnen gewünschten Form per E-Mail oder Datentransfer übermittelt.

Abschluss – aber kein Ende

Nach dem Abschluss eines Projektes steht die Zusammenarbeit noch nicht am Ende. Gerne stehen wir Ihnen bezüglich Ihrer Fragen zur Verfügung. Sobald Ihnen etwas bei der Nutzung der Word Vorlage auffällt, dann wenden Sie sich direkt an uns. Wir helfen ihnen gerne weiter. Falls sich zusätzliche Veränderungen im Laufe der Zeit ergeben, erstellen wir Ihnen gerne ein Angebot. Die Projekt-Abwicklung ist Ihnen ja bereits bekannt…

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Support zur effektiven Nutzung der Vorlagen

Gewohnte Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter können sich durch neue Office Vorlagen oder Makro/Add-In ändern, da sie viele neue Funktionen mit sich bringen. Nicht alle Ihre Mitarbeiter können mit den Neuerungen etwas anfangen – trotzdem ist es für Sie von Vorteil, wenn sie die neuen Funktionen und Tools effizient einsetzen können. Genau aus diesem Grund bieten einen auf Stunden basierenden Support-Service. Ihre Mitarbeiter können uns jederzeit anrufen und Ihre Fragen zur Funktionalität von MS Office stellen. Gerne vermitteln wir Ihren Mitarbeitern die neuen Funktionen auch direkt bei Ihnen vor Ort.

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Mit folgendem Datenmaterial erstellen wir Ihre Word Vorlage

Programmversionen

Wir arbeiten mit den Office Versionen 2007, 2010, 2013 und 2016 für den PC, sowie den Office Versionen 2004, 2008, 2011 und 2016 für den Mac. Darüber hinaus arbeiten wir natürlich auch mit Office 365. Sollten Sie Vorlagen zu anderen (älteren) Versionen oder gar Open Office benötigen, sprechen Sie uns bitte an...

Bildformate

Als Basismaterial können wir mit allen gängigen Bildformaten arbeiten (JPEG, GIF, PNG, TIFF und viele mehr). Im Idealfall stellen Sie uns jedoch Ihre Daten im EPS-Format (Vektor-Format) zur Verfügung. So haben wir die besten Möglichkeiten der verlustfreien Datenkonvertierung.

Offene Dateiformate

Sie können uns natürlich auch die offenen Dateiformate der Grafik-Programme InDesign, PhotoShop, Illustrator oder CorelDraw schicken. Auch mit PDF-Dateien können wir arbeiten.

Welche Informationen müssen Sie uns zur Verfügung stellen?

Vermaßung

Die millimetergenaue Vermaßung des Layouts der zu erstellenden Vorlagen. Auf Wunsch übernehmen wir gerne die Vermaßung für Sie.

Schriften

Sie liefern uns die zu verwendenden Schriften (für Sie lizensierte Hausschriften), sofern keine unter Windows vorhandene Standardschriften wie Arial oder Times verwendet werden sollen. Auf Wunsch helfen wir Ihnen gerne bei der Beschaffung der Schriften.

Grafisches Material

Wir benötigen das grafische Material für die Erstellung Ihrer Office Vorlagen. Dazu gehören Logos, Grafiken, Ansichts-, Muster- und Hinweisdokumente, Corporate Design-Guidelines, Farbangaben, etc. Kurz: Alle relevanten Daten und Informationen, die für die Erstellung der Vorlage notwendig sind.

Hinweise und Tipps zum Ablauf

Maximal zwei Ansprechpartner im Projektverlauf

Während des Projektverlaufs haben Sie maximal zwei Ansprechpartner aus unserem Team. Zum einen kümmert sich der Projektleiter um die allgemeine Koordination, sowie um die Überwachung von Terminen und Budget. Zum anderen haben Sie im laufenden Projekt direkten Kontakt zum Techniker, der Ihre Word Vorlage erstellt. Damit bleiben die Projektdetails in wenigen Händen, Informationen gehen nicht verloren.

Schon in der Planungsphase Power-User einbeziehen

Eine neue Word Vorlage kann unternehmensintern weitreichende Auswirkungen haben. Gewohnte Abläufe verändern sich, neue Funktionen kommen hinzu. Holen Sie Ihre Mitarbeiter daher schon frühzeitig in der Planungsphase der neuen Vorlagen ins Boot. Zumindest die Power-User von Word in Ihrem Unternehmen sollten die Pläne kennen - und vor allem auch nach ihrer Meinung gefragt werden. So stellen Sie sicher, dass wichtige Funktionen in die Vorlage integriert werden können. Außerdem haben Sie die Mitarbeiter so schon für die neuen Vorlagen sensibilisiert – sie fühlen sich nicht übergangen.

Testphasen intensiv nutzen

Im Projektverlauf achten wir sehr auf die Einhaltung der Testphasen. Die Einführung neuer Word Vorlagen kann weitreichende Konsequenzen innerhalb Ihres Unternehmens haben. Nutzen Sie die Testphasen deshalb unbedingt intensiv aus. Beziehen Sie Ihre Power-User mit ein, um eventuell vorhandene Schwachstellen in den Vorlagen rechtzeitig zu erkennen. Es sind Ihre Mitarbeiter, die in letzter Konsequenz mit den Word Vorlagen arbeiten müssen. Je perfekter sie sind, desto besser werden sie angenommen.

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